事務所引越しをしたら取引先への連絡は必須

事務所引越しをしたら取引先への連絡は必須

事務所引越しをした際には取引先への連絡は必須と言えます。
簡単に思いつくことを言っても、取引をしているということは郵便物のやり取りがあると考えられますから、事務所引越しにあたって確実に連絡しておかないと届くはずの封書が届かなくなったりすることが考えられます。
また、取引の内容にもよるかもしれませんが、実際に相手先会社からこちらの事業所へ訪問してくるような人もいるかもしれません。
これも、連絡しておかないと今まで事務所が存在していたところがある日突然閉鎖されているとか、別のテナントが入っているということになりかねません。
これは、単純に郵便物が届かないとか訪問者が右往左往するといった問題にとどまらず、会社の信用性に関わる重大な問題に発展する可能性があります。
そのような意図とか事実は一切なくても、急に連絡がつかなくなると、それこそ倒産の危機に瀕していて夜逃げでもしたのではないかと思われるかもしれません。

事務所引越しの報告は挨拶状で行いましょう。

事務所引越しの目的は様々ですが、事業を継続するためには顧客や取引先に知らせる必要があります。
ペーパーレス化が進む現在、挨拶はメールやSNSで行えば良いと考える方もいるでしょうが、会社のイメージを維持させる、あるいは向上させるためには挨拶状で事務所引越しの報告をするのがお勧めです。
なぜなら事務所引越しは大きな節目であり、誠実な対応を怠れば売上減少や会社の信頼を損なうといった、致命的なリスクさえ伴うからです。
こうしたリスクを軽減するためにも、書面で挨拶することはたいへん重要です。
中でも事務所引越しの理由が事業拡大である場合、売上や利益のアップに貢献してくれた顧客やコストダウンに協力してくれた取引先などに感謝の気持ちを書面で誠実に伝達するのが望ましいと言えます。
一方で、挨拶状は住所変更の連絡が遅くなってしまうデメリットもあります。
ですからメールやSNS、あるいはFAXで先にお知らせし、その後に書面を送付するというやり方を行うと良いでしょう。