事務所引越しで新時代の働き方に対応！円滑に進めるため知っておくべき関連情報のまとめ

このサイトでは、事務所引越し作業を円滑に進める方法をご紹介します。
近年は、テレワークや在宅ワークを選ぶ人が増えました。
引越し時には、そのような新しい働き方への対応も考えておいた方がよいでしょう。
引越しで事務所の住所が変わると、インターネット回線やクレジットカードなどの登録情報も変更しなくてはなりません。
また取引先や顧客への連絡も必要です。
当サイトで、引越しで必要となる各種手続きについても触れていきます。

事務所引越しで新時代の働き方に対応！円滑に進めるため知っておくべき関連情報のまとめ

事務所引越しでは、様々な準備や手続きが必要です。
最初にやることは引越し業者の選定です。
事務所引越しの対応件数が多い業者を選んだほうが安心です。
事務所引越しを効率よく進めるためには、社員たちの協力も欠かせません。
普段の業務に支障が出ないように、綿密なスケジュールを立ててから事務所引越し作業に取り掛かるとよいでしょう。
銀行口座などの引越し関連の手続きも忘れてはいけません、漏れを防ぐためには、やるべきことをリストアップしておくとよいでしょう。

専門家の意見を採り入れたい事務所引越し後のレイアウト

会社は行っている業務の流れや規模から事務所引越しをする場合がありますが、そこで問題になるのは以前までの職場と新規のところでは室内の大きさや形状が異なっているという点です。
これは新規に建設しない限りは必ず発生する問題点であり、この部分を適切に対処しなければ業務効率が下がったり、設置した機器などが使いにくいなどの理由で別の場所に移すといった余計な手間がかかってしまいます。
特に会社は継続的に業務を遂行しているので、相手先企業に悪影響を与えるようなオフィス引越しをしないためにも、事前に専門家に依頼して移転先のレイアウトを考察してもらうといいでしょう。
事務所引越しではそれまで使っていた設備や機器をそのまま使うことが多く、適当に配置していては作業がやりにくくななり、そこで働く従業員に意味の無いストレスを感じさせる原因になってしまいます。
これを専門家が移転先の形状やその会社の業務内容や従業員の人数から最適なレイアウトを作ってもらえば、その図面に従って荷物を搬入すればいいので時間効率も上昇します。
事務所引越しは関係する取引先のことを最優先に考えて行動しなければいけないので、どうすれば短時間で終われるのかという作業効率を優先することが求められます。

事務所引越しの費用を節約するための方法

事務所引越しを行うことが決まった会社の中には、高額になりがちな料金が負担になってしまうことで節約することを検討することも珍しいことではありません。
全てをフルパッケージで事務所引越しの会社に任せた場合、社員数による違いはありますが、30万円以上も掛かることが一般的になり、この料金には引越し先で必要とするリフォーム費用は含まれていないので、全てを合わせると60万円以上の出費になる可能性も出てしまいます。
節約を出来る限り行う方法には、DIYの方法で社員によって可能な範囲は全て作業をしておくことは効果的です。
例えば床材がPタイルの物件の場合、オフィス用のカーペットを敷くオフィスがありますが、現在ではネット通販で探せば必要となる資材類は簡単に入手できるので、パネル式のカーペットを必要数購入し敷きつめることで節約を行えます。
次に軽量なデスク、チェア、ボード類など社員だけで運べるような物品に関しては、引越し当日の早い時間から平台のトラックをレンタルしておき、搬出から搬入を社員だけで済ませると、後は専門的知識が必要になる機材類の移動とセッティングだけになるので費用削減には効果的ではないでしょうか。

チェックリストを駆使して効率的な事務所引越し

個人の引越しもたいへん手間がかかりますが、法人や個人事業主の事務所引越しはやるべきことがもっと増えます。
従業員や顧客はもちろんのこと、取引先や行政機関など多くの人々に影響を及ぼすことになるからです。
また、従業員や顧客に快適な空間を提供する必要があるため、綿密な計画が求められます。
そのため、効率の良い事務所引越しを実現するためには、チェックリストやスケジュール管理シートが不可欠になります。
これらを用い、従業員同士で情報共有しながら業務を遂行してゆくべきです。
チェックリストを作成する際には、必要な全てのタスクをここに集結させなければなりません。
現在のオフィスの問題点を洗い出し、これらの問題点を解決、あるいは不便を軽減する新物件を選定する基準を決めます。
そして、その条件を満たす物件を不動産会社と相談しながら候補を作成するのが基本になります。
物件が決まればレイアウトや内装、必要な什器、電源や照明などの計画をしなければなりません。
同時に取引先への連絡や行政機関への手続き、ホームページやポータルサイトの住所変更なども必要です。

コンサル会社の支援を受けた事務所引越し

事務所引越しを自社内だけで完結させようとすると、大きな負担が生じます。
物件や引越し業者の選定、各種手続きに取引先などへの挨拶状などやるべきことがいくつもあるので、それらを全て自社内で行うと本来の業務にも支障をきたします。
そこで活用したいのが、事務所引越しの支援をしているコンサル会社です。
コンサル会社は事務所引越しを成功させるために、さまざまなアドバイスをしています。
たとえば物件の選定やオフィスデザインなどの提案もしてくれたりと、どれも成功に近づくためのアドバイスです。
経験が不足していたり自社内で完結させようとすると失敗しがちですが、専門家の支援を受けることでハードルが下がり成功に近づくので、最初から相談をしておくのがおすすめです。
専門家の助けを借りつつ事務所引越しを成功にさせれば、将来のビジネスも軌道に乗りやすくなります。
移転をしてさらに成長させるためにも、専門家の助けを借りるのがおすすめです。

事務所引越しのメリットはコスト削減や従業員のモチベーション向上

"事業が拡大したり会社が成長するにあたり従業員を増やすことで、オフィスが手狭に感じられるようになります。近年では働き方も柔軟になってきていて、これまでよりも適した事務所に引越しをしたいと考える企業も多いはずです。事務所引越しにあたり、様々なメリットが期待できます。
事務所引越しで期待できるメリットとして、まず第一に社員のモチベーション向上が挙げられます。これまでよりも広々とした空間で仕事が出来るようになれば、働きやすいようにレイアウトを工夫する、マグネットスペースを設置するなどのこともできるようになります。これらにより社員のモチベーションも上がることでしょう。居心地が良くなれば、社員同士の連帯感も深まるはずです。立地により交通の利便性が上がれば通勤もしやすくなり、有名なオフィス街に移転すれば、社員のやる気も刺激されるかもしれません。 さらにはコスト削減も期待できます。広いワンフロアのオフィスに移転すれば、重複する備品の削減にもつながります。

営業をストップさせずに利用できる事務所引越しの専門業者の仕事内容

会社運営をしていて後に事務所引越しを行うような際には、5名程度の社員の規模であれば簡単に済ませることができますが、社員数がある程度多く、パソコンや大型複合機など設備機器を多数有している場合は事務所引越しを専門にする業者があるので早い段階で仕事依頼をすることが最善策になります。
このタイプの会社の場合は事前に引越し先の事務所を十分に調査を行い、社員が使うデスクのレイアウトの最適化を行う方法や依頼者側からの希望によって間仕切りを使った個室を設けることも可能にします。必要に応じてカウンターを設置したり照明器具の交換や配線コードやケーブル類の通り道のレイアウト、配線ダクトの最適化なども仕事範囲としていることが多いので普通の引越し会社と比べると対応範囲が広いことにメリットがあります。更に営業をストップさせることが無いように、夜間でも対応している業者がある他に、必要最低限の設備機器を引越し先の事務所に設置をした上で日中でも営業を続けながら作業を短時間で済ませることも可能にしています。

事務所引越しで想定できるトラブルについて

これまで行っていた事務所での業務を別の所で行うことはよくあることです。例えば、事業が軌道に乗ってきたためにもう少し広いところで業務を行いたい、駅やバス停から離れている多々ために社員たちが通勤するのに不便だったため交通の便が良くて社員たちが通いやすいところにしたい、といったことです。とはいうものの、事務所引越しを行うことで様々なトラブルに巻き込まれてしまうことはよくあります。
ある事務所は、安さにひかれて借りたものの日当たりが悪すぎる・周りの騒音が激しすぎて仕事に集中できない・上の階の音が響いてうるさいといったことなどです。事務所引越しを行うことで仕事の効率が悪くなってしまった、ということはよくありますので引越しをおこなう際には周りの環境を良く調べることは大変重要です。あまりに安くで貸し出しをしている・長い間借り手がいない、というところは何らかの問題があることがありますので用心することは重要といえます。

事務所引越しの準備を移転を成功させるコツ

企業の本社などが移転する場合には、膨大な量の家具類を運ぶ必要があります。
そのために準備作業は非常にハードなものになり、事務所引越しを支援する専門の会社のサポートが不可欠です。特に引っ越し準備中であっても、平常時と同様に業務を進めることが大きな課題です。したがって事務所引越しに向けて作業を進める場合には、社員に流れを丁寧に説明することも大切です。そして企業の休業日に集中して荷物の搬出などを行うことが、業務への影響を最小限に抑えて引越しを成功させるコツです。一方で本社機能をすべて移転させる場合には、新しいオフィス探しも含めて費用が膨大になります。物件の初期費用も含めてシミュレーションすると、資金面の問題を解決しながら円滑に引っ越しに向けた作業を進められます。早い段階で取引先にも引っ越しを告知するのが、企業が本社を移転する場合のマナーです。パソコンの撤去や設置のシミュレーションも行うと、移転先でも速やかに業務を再開できます。

事務所引越しに関する注意点はどのようなものがあるか

事務所引越しを行う場合の注意点はいくつかあります。まずは、契約に関する問題です。引っ越す前の現在の物件で結んだオフィス契約の解除を、ビルのオーナーや管理会社に事前に通知しておくのは非常に重要です。
しかし、これは一般家庭の引越しとは違っていますので要注意です。企業の場合は、かなり前から契約解除について伝えておく必要があるのがいえます。一般的には、賃貸契約を解約したい希望日の6カ月前までに、解約予告を行う必要があると考えておくと良いでしょう。この点は、管理会社などによって違いがみられます。トラブルにならないようにするのは、入居時に交わした賃貸借契約書をチェックしておきましょう。なぜチェックするのかというと、二重支払いのトラブルを回避する目的があります。
契約を確認したら、あらかじめ移転時期を周囲に通知しておくことも重要です。事務所引越しの移転準備期間に関しては、半年から8か月と長めにしておきます。新しいオフィスの内装工事や什器類などの運搬・設置なども考慮しておくと、長めに見積もっておいたほうが問題になりにくいです。
やらなければならない点は、ほかにも引越し業者の選定にサーバーをどう組むかや電気容量・オフィスのレイアウトをどうするかなど多岐にのぼります。移転時期が決まったら計画的に日程を決めるようにしましょう。それぞれの業者やオーナーなどと話し合うためのスケジュール調整を行うことも大事です。